Inrichten praktijkmanagementsysteem (opdracht 1)

De eerste opdracht die jullie gaan uitvoeren is het vullen van jullie nieuwe praktijkmanagementsysteem in eQuse.

Jullie hebben nieuwe inlogcodes en wachtwoorden per mail ontvangen. De inlogcodes beginnen met kwaliteit@skp-….. en medewerker@skp-…..
Om het systeem te vullen wordt voornamelijk gewerkt met kwaliteit@skp-…. (deze inlogcode kent meer mogelijkheden).

Kijk eerst even naar onderstaand filmpje met nadere instructie.


Doorloop hieronder de stappen. Je hoeft deze opdracht niet in één keer uit te voeren. Vergeet niet welke stappen uitgevoerd zijn en welke nog niet.

Kom je er niet uit? Bel (06 570 666 14) of mail (skp@praqties.nl) ons!

 


STAP 1. Eigen logo praktijk toevoegen – niet verplicht!

Om straks op bepaalde SKP documenten het eigen logo te krijgen, moet dit logo eenmalig in eQuse gezet worden. Let op: dit is niet verplicht.
Voor deze stap moet je ingelogd zijn met kwaliteit@skp-…..

Korte instructie:

  •  Qknop > Alle modules > bedrijfsgegevens > wijzigen > klik op bladeren en opslaan

Meer hulp nodig? Zie deze instructie.


STAP 2. Instellen berichten via de mail

Voor deze stap moet je ingelogd zijn met kwaliteit@skp-…..
SKP houdt jullie via de berichten en notificaties op de hoogte. Om geen berichten te missen is het nodig om eenmalig dit in te stellen.

Zie hier de instructie.


STAP 3: Medewerkers toevoegen

Voor deze stap moet je ingelogd zijn met kwaliteit@skp-…..
In deze opdracht worden alle medewerkers van de praktijk toegevoegd (ook medewerkers die structureel als waarnemer werken of worden ingehuurd bijv. als POH-GGZ).

Korte instructie:

  • Qknop > alle modules >medewerkers
  • Klik op toevoegen en vul minimaal de tekstvelden in met een * en klik op opslaan. Herhaal deze stap totdat alle medewerkers zijn ingevoerd

Meer hulp nodig? Zie deze instructie.


Stap 4: Leveranciers toevoegen 

Voor deze stap moet je ingelogd zijn met kwaliteit@skp-…..
Voeg in deze opdracht alle relevante leveranciers toe van producten en diensten. Denk hierbij onder andere aan de leverancier die de controle medische apparatuur uitvoert, lab, groothandels, schoonmaakbedrijf etc..

Wat zijn relevante leveranciers? Maak daarvoor gebruik van dit document leveranciers.

Korte instructie leveranciers toevoegen:

  • Qknop>leveranciers
  • Klik op toevoegen en vul minimaal de verplichte velden met een * in.
  • Indien het mailadres niet bekend is vul dan bijvoorbeeld in test@test.nl

Meer hulp nodig? Zie deze instructie.


Stap 5: Kalender vullen

Voor deze stap moet je ingelogd zijn met kwaliteit@skp-…..
In deze opdracht gaan jullie een deel van de kalender vullen, dit kan door de centrale items over te nemen die centraal zijn opgesteld.

Volg de stappen in deze instructie óf kijk naar onderstaand filmpje voor een nadere uitleg:

Voor meer praktische uitleg over de kalender, waaronder hoe je items kan afhandelen en herplannen, maar ook de verschillende mogelijkheden voor de lay out van de kalender, zie onderstaand filmpje:

 


Stap 6: Vullen onderhoudsschema

Voor deze stap moet je ingelogd zijn met kwaliteit@skp-…..
In het onderhoudsschema wordt alle apparatuur van de praktijk op zoals bloeddrukmeters, autoclaaf, koelkastlogger etc. dat periodiek moet worden gecontroleerd opgenomen. Neem ook het apparatuur op dat jullie in bruikleen hebben zoals bijvoorbeeld een Urisys. Jullie zijn verantwoordelijk om in de gaten te houden of het onderhoud heeft plaatsgevonden.

Korte instructie onderhoudsschema vullen:

  • Qknop > Onderhoud
  • Klik op toevoegen
  • Vul minimaal de verplichte velden met een * in en klik op opslaan.
  • Bij omschrijving kan worden aangegeven of het apparaat in eigendom is of in bruikleen en van wie.
  • Kies je ervoor om bij artikel/apparaat voor een algemene omschrijving “medische apparatuur”, benoem dan bij omschrijving om welke apparatuur het gaat en het aantal. Bijvoorbeeld: bloeddrukmeters 5x, autoclaaf, bloedglucosemeters 4x, etc.
  • Klik bij type intern of extern aan wie verantwoordelijk is voor het onderhoud. Meestal is dit een bedrijf dus klik extern aan en dan de verantwoordelijke leverancier. Mist er een leverancier? Voeg deze dan toe onder Qknop> leveranciers > toevoegen>opslaan.
  • Indien jullie het onderhoudscontract willen toevoegen kan dit bij bestanden (koppel het bestand aan de map apparatuur en ruimte). Zie hiervoor de instructie “Werkinstructie bestanden koppelen” module bestanden van eQuse (Q knop > Bestanden > map Werkinstructies eQuse en Join.me)
  • Belangrijk is om in te plannen wanneer de controle/het onderhoud plaatsvindt, dit kan voor meerdere jaren worden doorgepland. Dan is het zichtbaar in de kalender.

Meer hulp nodig? Zie deze instructie óf kijk naar onderstaand filmpje voor nadere uitleg:

 


Stap 7: Prestatie indicatoren – niet verplicht!

Voor deze stap moet je ingelogd zijn met kwaliteit@skp-…..
SKP (Stichting Kwaliteit PraQties+) stelt centraal prestatie indicatoren op en als jullie deze meten dan is dat voldoende. Maar als je eigen prestatie indicatoren wil toevoegen, volg dan deze instructie.

Let op: Deze opdracht is dus niet verplicht.


Stap 8: Verbeterplannen invoeren

Voor deze stap moet je ingelogd zijn met kwaliteit@skp-…..
Hebben jullie verbeterplannen waar jullie mee bezig zijn? Of zijn de geregistreerde klachten/fouten/VIM meldingen geanalyseerd en is er een verbetering nodig? Of is er een klanttevredenheidsonderzoek geweest en verbeterpunten geformuleerd? Of hebben jullie naar aanleiding van een werkbespreking verbeteringen die jullie willen oppakken? RI&E uitgevoerd en verbeterpunten? Om de PDCA (Plan, Do, Check, Act) cyclus zichtbaar te maken is het registreren van verbeterplannen belangrijk.

Hier vindt je een instructie voor het invoeren van verbeterplannen.

Verplichting: neem minimaal één verbeterpunt op in eQuse.